電話で問い合わせをする時のポイント

良さそうな求人情報があったけど、確認したいことがあることって、よくありますよね。
例えば、「まだ退職日が決まっていないけど、応募して大丈夫か?」「いままでの経験してきた分野じゃないけど、可能か?」「子供がいても働けそうか?」などなど。
応募する前に自分が採用条件に合っているのかどうかは転職する職場を選ぶうえで重要です。
応募前に電話で問い合わせをする際に気を付けることを何点か説明します。

電話をするタイミング

まず、気を付けるポイントは電話をする時間帯です。
採用の担当者は事務の人事部か看護部になると思います。
どちらも基本的には土日は出勤してきませんので平日の日中に連絡をします。
ホームページなどで問い合わせの時間帯を指定している場合もありますので確認してから電話をかけましょう。
問い合わせに○○病院 事務局 管理課 総務係と書いてあれば事務の人が担当、○○病院 看護部□□までとなっていれば看護部の人事担当が電話対応してくれることになります。
働いていればわかると思いますが、やはり始業開始すぐの時間帯は慌ただしいことが多いですよね。
また、夕方の16時以降も一日の締め業務や申し送りなどで落ち着かなくなる時間帯です。
そういった時間帯に電話をすると相手も落ち着いて対応することが難しいこともありますので、避けるようにしましょう。
また、お昼の12時から13時くらいまでの間も、相手の方が昼食をとっている可能性がありますので避けます。
そうなると、だいたい午前中なら11時前後くらい、午後なら14時から16時の間くらいに電話をするのが良いでしょう。

電話をかける環境・準備

電話を掛ける時には静かな環境でかけるようにします。
周りがうるさかったり、自分が落ち着いて話せない状況で電話をすると聞きたいことを聞けなかったり、印象を悪くしてしまいます。
携帯電話からだと、電波の状況によっては途中で切れてしまったり、会話が途切れて聞き取れないことがありますのでできたら固定電話から掛けるようにしましょう。
もしも固定電話がない場合には、電波の状態が安定していることを確認してから電話をかけるようにします。
また、場合によっては日程の調整やメモを取ることもありますので、自分のスケジュールがわかるように手帳を準備し、すぐにメモをできるようにしてから電話をかけましょう。

問い合わせの内容を再度確認

質問することは整理し、1つか2つくらいにします。
担当の人を質問攻めにするのは印象が良くないですので、聞きたいことは山ほどあるかと思いますが、しぼっておきます。
聞きたい内容はできたら紙に書いておいて、それを見ながら質問すると緊張して聞きたいことを忘れてしまったなんてことにならずに済みます。
電話で答えられる範囲は限られていますので答えにくい質問はしないほうがよいでしょう。
給与のことについてなどは、答えにくい質問の代表です。
給与が経験によって変わるというのはよくあるパターンですが、自分の場合にはどのようになるのかというのはその病院によって規定があります。
電話で少し話しただけの相手の給与がいくらになるのかなんてことは簡単には答えられませんので、そういった質問は控えましょう。
電話の問い合わせの適切な範囲は、仕事の内容(どこの部署になる予定かとか、未経験でも可能かなどの応募条件など)や入職のタイミング、入職試験についてなどです。
その他の質問については面接の段階で質問するようにしましょう。

担当者が不在だった場合

電話の対応をしてくれた方に都合のいい時間帯を尋ねましょう。
もしも「折り返しかけなおします」と言われたら、電話を取りやすい環境で待ちます。
電話は必ず音が出るように設定しておくことを忘れずに。
また、携帯電話なら圏外とならないように、電波の良い環境で待ちましょう。
折り返しの電話となる可能性を考えて、予定が詰まっている日の空いた時間に電話をするのではなく、余裕がある日に電話を掛けた方が気持ち的に楽だと思います。
もしも電話に出ることが難しければ、都合が悪いことを伝えて日を改めることを伝えるか、留守番電話モードになるように設定しておきます。

電話では、顔が見えない分声の印象は重要です。
電話でのマナーや印象が悪いとそれだけで評価が下がってしまいます。
緊張してしまうと思いますが、簡潔に用件を伝え、ハキハキと元気に話すことを心がけましょう。

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