就職活動をしていると、応募した先の病院やクリニックから電話がかかってくることも多いと思います。
突然の電話に緊張してしまうかもしれませんが、落ち着いて対応できるように最低限のマナーは知っておきましょう。

電話に出たときに「もしもし」はNG

いままでの習慣から、電話を出る際の一言目についつい「もしもし」という言葉が出てしまうかもしれません。
しかし、ビジネスの場での「もしもし」はマナー違反です。

「もしもし」は「申す申す」の略であり、ビジネスの場で略語を話すのはマナー違反にあたります。
就職活動をしている間は、知らない相手から電話がかかってきたときでも必ず「はい、○○です」と名前を名乗りましょう。
これが、ビジネスシーンにおける電話の受け方です。
このような受け方をすると、企業側がわざわざ「○○さんの携帯でよろしいですか？」と確認せずに済みます。
家の電話に電話がかかってくる予定の時には、家族にも就職希望の病院から電話がかかってくるかもしれないということを伝えておきましょう。
直接は関係ないにしても、家族の電話も対応があまりにも悪いとあなた自身の印象も悪くなってしまう可能性があります。

電話中「えっ？」とは言わない

企業の採用担当者と電話中に相手の声が聞き取れない時があるかもしれません。
そういった時に、「えっ？」と決して言わないでください。
こちらも無意識のうちについつい出てしまいがちな言葉ですよね。
しかし、この言い方は相手にとって大変失礼です。
もし相手の声が聞き取れない場合は「申し訳ございません。電話が遠いようでもう一度よろしいですか」と言いましょう。
聞き返すこと自体はマナー違反ではありませんので、そのまま聞き流さないようにしてください。
大切な内容を聞き逃してしまうことがないように、聞き返すマナーを把握しておくことは大切です。

相手が電話を切るまで、こちらから電話を切らない

病院やクリニックの採用担当者との電話は相手が切るまで切らないでください。
たとえ自分からかけても同じであり、こちらから電話を切ってしまうのは無意識にやってしまうマナー違反のひとつです。
要件だけを話して一方的に電話を切ってしまうと、相手側からすると伝えたいことがあったのに電話が切られてしまったと感じる可能性があります。
そうなると、「自己中心的な人」と病院やクリニック側が判断してしまうかもしれません。
相手が切るまで電話を切らないということを覚えておきましょう。
もしも、しばらくたっても相手が電話を切らないようだったら、静かに受話器を置くようにします。

メモを取る！内容を復唱する！！

電話をするときは、メモを取りながら対応するようにしましょう。
メモを取らずに聞いているだけだと、内容が頭に入らない恐れがあります。

緊張している時はなおさら内容が頭に残らないものです。
メモを取りながら電話対応をすることで、聞き逃しを防げます。
同じことを繰り返し聞かないためにも、必ずメモを取りながら電話をしましょう。
もしも、近くにメモできるものがない時には「メモの準備を致しますので少々お待ち願えますか？」と聞いてから、メモの準備をしましょう。

電話の最後にお礼を伝える

電話の最後には、「本日はお忙しいところありがとうございました。それでは失礼いたします。」と必ずお礼を述べるようにしましょう。
最後にお礼があるだけで、印象よく電話を終えることができます。
病院やクリニックの担当者が仕事の合間に電話対応をしてくれていることを理解して、感謝の気持ちを伝えることが大切です。

また、もしも面接などで病院やクリニックに伺った際に電話担当してくれた人と会った時には「先日はありがとうございました」と改めてお礼の気持ちを伝えるようにするとよいでしょう。

出られなかった時は、できるだけすぐに折り返す

就職活動中は登録されていない番号から電話がかかってきても、必ず出るようにしましょう。
仮に電話に出られなかった場合はすぐに折り返してください。
就活において病院やクリニックからの電話は、面接の日程調整や合否に関する連絡である場合が多いです。
そんな大事な電話に出られなかったときは、なるべくその日中に、遅くても翌日までには折り返しの電話をかけるようにしてください。

仕事をしながらだと、なかなかすぐに電話をできないときもあると思います。

そういう時には、まずは電話をかけて今は都合が悪いことを伝え、電話連絡する日時を約束します。

折り返しの電話が遅かったり忘れてしまうと、やる気がないと判断され減点になるばかりか、最悪の場合、面接を受けられなくなるかもしれません。

まずは一報をいれておくだけで印象が変わりますのでできるだけ早く折り返しの電話をするようにしましょう。